Access Veri Tabanı

[size=4]Etiket Satınalmadan önce[/SIZE=4]
Access 2000, piyasada rahatça bulabileceğiniz adres, dosya, gönderme ve
isim etiketlerinin çoğunu tanır ve verinizi bu etiketlere göre
biçimlendirebilir. Access ile etiket oluşturmaya başlamadan önce bu tür
malzemelerin satıldığı bir mağazadan ihtiyacınıza uygun ne tür
etiketler bulunduğunu öğrenin. Etiketleri satın almadan önce
bulabildiğiniz mark ve modelin Access tarafından tanınan etiketler
arasında bulunup bulunmadığını kontrol etmelisiniz. Bunun için herhangi
bir veritabanı dosyasını açın ve Etiket Sihirbazını çalıştırarak,
imalatçı adını ve ürün numaralarını kontrol edin. Access 2000, 12 kadar
imalatçının bine varan etiket modelini tanıyabilir.
Elinizde Access 2000 tarafından “tanınmayan” etiket stoku varsa ve
bunları kullanmak zorunda iseniz, Etiket Sihirbazı’nın ikinci adımında
Özelleştir düğmesini tıklayarak kendi etiket boyutlarınıza uygun bir
şablon oluşturabilirsiniz.
Etiket sihirbazı, Raporlar penceresindeki Yeni simgesi tıklanarak ve
açılacak kutuda Etiket Sihibarbazı satırı seçilerek çağrılır. Bu
pencerede kendinize bir de tablo seçmeniz gerekir. Etiket sihirbazının
aslında bir sorgu aracı olduğunu görebilmek için, bu kez “kolay” bir
veri tablosu değil fakat etiketin üzerindeki bilgileri bir çok alandan
toplayacağımız nisbeten karmaşık bir veri tablosu seçelim. Örneğin,
Aile tablosu, bu amaçla kullanılabilir. Bu alıştırmayı yapmadıysanız,
çok alanlı, fakat alan içeriklei kısa bir tablo seçebilirsiniz. Tabloyu
seçtikten sonra İleri düğmesini tıkladığınızda, Sihirbaz etiket türü
seçmenizi isteyecektir. Elinizde gerçekten yazıcınıza uygun etiket
varsa ve bu etiket Access 2000 tarafından tanınıyorsa, önce İmalatçı
bölümünde etiket yapımcısının adını, sonra yukarıdaki listeden
etiketlerinizin ürün numarasını seçin; etiketlerinizin gerçekten
yaptığınız seçime uygun boyutlarda olup olmadığını seçtiğiniz ürünün
karşısındaki boyut ölçülerini etiket kutusunun üzerindeki ölçülerle
karşılaştırabilirsiniz.
Üçüncü adımda etiketin görünümüyle ilgili seçim yapmaya başlıyoruz;
önce etiketimizde kullanıcak yazı tipini seçmemiz gerekiyor.
Beğendiğiniz bir yazı tipini, etiketinize uygun punto ölçüsünü, yazı
özelliğini (kalın, italik, altçizgili), ve rengini seçin.
Dördüncü adımda işin zevkli tarafı başlıyor: etiketin içeriğini
oluşturuyoruz. Seçtiğimiz tabloda mevcut alanları, alan listesinde
göreceksiniz. Önce “Adı” alanını seçin ve ortadaki sağa ok simgeli
düğmeyi tıklayın; sonra klavyede aralık tuşuna bir kere basın ve solda
“Soyadı” alanını seçip, ortadaki oklu simgeyi tıklayın. Şimdi klavyede
Enter tuşuna basın; ekrandaki etiket öröneğinde imlecin aşağı satıra
indiğini göreceksiniz. Alan listesinde Adres1’i seçin ve oku tıklayın;
tekrar klavyede Enter’a basın. İmleç bir aşağı satıra inince, alan
listesinde Adres2’yi seçin; oklu simgeyi tıklayın; Enter’a basın. Ve
imleç dördüncü satırda iken sağda Şehir alanını seçin ve oklu simgeyi
tıklayın. Etiket inşası bitti!
İleri’yi tıklayarak, beşinci adıma geçebilirsiniz. Bu adımda
etiketlerin nasıl sıralanacağını belirleyeceğiz. Özellikle postaya
vermek üzere zarf ve paket üzerine yapıştırılacak veya bir toplantıda
katılımcıların gögüslerine takacakları isim etiketlerini hazırladığınız
zaman bu önem taşıyabilir.
Son’u tıkladığınızda raporunuz basılmaya hazır şekliyle karşınıza gelecektir.
Access 2000’in etkiketleri hangi sıraya göre basmasını istiyorsanız, bu
alanın adını işaretleyin ve ortadaki oku tıklayın. Diyelim ki bir
konferansa katılacak kişilere isim etiketleri hazırlıyorsunuz;
katılımcıların kayıt sırasında isim etiketlerini önce soyadlarına,
sonra da adlarına göre sıraya sokarak dağıtımı kolaylaştırmak
istiyorsunuz. Önce Soyadı, sonra da Adı alanlarını ve oklu simgeyi
tıkladığınızda Access 2000 etiketleri yazıcıya önce soyadı alanının
içeriğine göre sıralayacak, sonra da bunları kendi içlerinde adlara
göre sıraya koyacaktır. Bu surette oluşturduğunuz bir etiketi tasarım
görünümünde açarak, biçimini değiştirebilir, arzu ediyorsanız bütün
etiketlerde aynı konumda basılacak bir grafik resim de
yerleştirebilirsiniz. Bunun için tasarım görümünü açtığınızda belirecek
araç kutusundan Resim aracını seçmeniz ve etikette resmin almasını
istediğiniz yeri tıklamanız yeterlidir. Resim aracı, disk veya
disketlerinizde aradığınız grafik dosyasını bulmanıza yardımcı
olacaktır. Access 2000’in rapor sihirbazlarından grafik sihirbazı ise
bir tablodan en az iki, en fazla altı alandaki verileri alarak,
raporlarınıza Excel türü istatistiksel grafikler koymanıza yardımcı
olur.
Access 2000’ın OtoRapor sihirbazlarının bir eksiği, bir tablonun verisi
ile rapor hazırlamalarıdır. Gerçi çok acele rapora ihtiyacınız
olduğunda önce farklı tabloları bir sorgu ile birleştirip, OtoRapor
sihirbazına bu sorguyu kaynak olarak kullanmasını bildirebilirsiniz,
fakat öyle anlar olabilir ki çok kaynaktan çok veri kullanarak raporlar
hazırlamanız gerekir. Access’in Rapor Sihirbazı bu gibi durumlarda
istediğiniz kadar tablodan istediğiniz kadar alanı bir raporda
birleştirmenizi sağlayacaktır.
Çok tablolu rapor hazırlamak için de veritabanı penceresinde
nesnelerden Raporları ve araç çubuğundan Yeni simgesini tıklamanız
gerekir. Açılacak sihirbaz, daha önceki rapor sihirbazlarına benzemekle
birlikte farkı ikinci pencerede göreceksiniz. Birinci pencerede raporda
kullanacağınız veri tablosunu seçmeniz gereken kutuy boş bırakarak,
İleri düğmesini tıklayın.

Bu sihirbaz, daha önce benzerini ileri düzeyde tablo, form ve sorgu
oluştururken gördüğümüz türden, birden fazla tablodan alan seçmenize
imkan verir. Şimdi Tablolar Sorgular hanesinde, Aile tablosunu seçelim
(bu tabloyu içeren Adres Defteri veritabanını yapmadıysanız, herhangi
bir veritabanından herhangi bir tabloyu seçebilirsiniz). Kullanılabilir
alanlar kutusunda bu tablonun alanları belirmiş olmalı. “Adı,” “Soyadı”
ve “Eşinin Adı” alanlarını, sağdaki Seçili Alanlar kutusuna aktarın.
Sonra, Tablolar-Sorgular kutusunda Çocuklar tablosunu seçin ve bu
tablonun alanlarından Adı’nı Seçili Alanlar’a aktarın. Bu sihirbaz
istediğiniz kadar tablodan istediğiniz kadar alanı rapora almanıza
imkan verir. Şimdi İleri düğmesini tıklayın. Bu kez Sihirbaz, raporu
nasıl görüntelemek istetediğinizi soruyor.
Birden fazla tablodan alan seçtiğinizde bu alanların birbirine ile
ilişkili olması gerekir. Aksi taktirde Access, hangi alanın verilerinin
hangi alana göre yerleştirileceğini bilemez. Bu pencerede, her ne kadar
bozuk bir Türkçe ile de olsa, Access 2000 verilerin seçtiğiniz
tablolardan hangisine göre sıralanacağını sormaktadır. Bizim
örneğimizde Aile tablosundan aldığımız bilgiler esas, Çocuklar
tablosundan aldığımız bilgiler Aile’ye göre anlam taşıdığı için,
verilerimizin Aile tablosuna göre sıralanması gerekir. Nitekim, böyle
bir sıralamada, Aile tablosunun bilgilerinin üst grupta, Çocuklar
tablosunun bilgilerinin alt grupta toplanacağını sağdaki örnek
düzenlemede görüyoruz. İleri düğmesini tıkladığımızda, Access 2000 bu
kez verileri bir alana göre gruplamak isteyip istemediğimizi
soracaktır. Buradaki örnekte aileleri soyadlarına göre gruplayabiliriz.
Fakat iş dünyasındaki örneklerde firmalarla ilgili bilgilerin firma
adına göre gruplanması, veya bir firmanın satınalma raporunda bütün
bilgilerin satınalınan malın envanter numarasına göre gruplanması
mümkündür. Böylece bir bakışta hangi tür malı hangi firmalardan
aldığımızı görebiliriz. Buradaki örnekte, Aile tablosundan alınan
Soyadı alanına göre gruplama talep edebiliriz.
Bu durumda kayıtlarımız ailenin soyadına göre, kişinin adı, eşinin adı
ve çocuklarının adları şeklinde öbeklere bölünecek demektir. İleri
düğmesini tıkladığımızda verilerimizin ayrıntı bölümünün (örneğimizde
bu bölümde sadece çocuk adları var; fakat çok daha fazla bilgi
bulunabilirdi) hangi alanlara göre sıralanması istediğimizi
belirlediğimiz pencereye geliyoruz. Bu örnekte çocuk adlarına göre
sıralamanın fazla bir anlamı olmadığı için İleri’yi tıklayabiliriz.
Fakat başka örneklerde kayıtların da kendi içlerinde sıralanması uygun
olabilir.
Şimdi raporun sayfa düzeni ile ilgili penceredeyiz. Sayfada yer alacak
unsurların yerleşim düzenini belirlediğiniz Yerleştir bölümündeki
farklı seçenekleri tıklayarak, raporun biçiminin nasıl değiştiğine
dikkat edin. Raporun kağıda dikey veya yatay basılmasını da buradaki
yönlendirme seçeneği ile sağlarız. Kimi zaman bir “öbek” veri (bir
soyadındaki kişi, eş ve çocuk adları; bir firmanın o firmaya ait bütün
alanları, vs.) aynı sayfaya sığmayabilir. Bu durumda Access 2000’i
bütün alanları aynı sayfaya sığdırmak üzere biraz fazla çaba harcamaya
sevkedebilirsiniz. Eğer bu sayfanızı çok sıkışık bir görünüme zorlarsa,
daha sonra bundan vaz geçmeniz ve raporun tasarımını yeniden yaparak,
bir alan grubunun bittiği yere sayfa sonu komutu koymanız mümkündür.
Bizim örneğimizde “Anahat 1” adlı yerleşim düzeni daha uygun olacaktır.
Bu seçeneği ve İleri düğmesini tıklayalım.
Access 2000 şimdi raporun nihai görünümü için bizden bir stil seçmemizi
istiyor. Access bize kullanılmaya hazır altı ayrı rapor stili sunan.
Bunların adını seçtiğinizde raporunuzun yaklaşık nasıl görüneceğini
soldaki örnek kutusunda görebilirsiniz. Bu pencerede arzu ettiğiniz bir
stili seçip, İleri’yi tıklayın. Ve son ekranda raporunuza bir isim
verdikten sonra, sihirbaza ya tasarım, ya da baskı önizleme penceresini
açmasını bildireceksiniz; önizlemeyi seçerek, Son’u tıklayın.
Raporun görünümünü belki beğenmemiş olabilirsiniz, ama adres
defterinizdeki isimlerin soyadına göre tasnif edilmesi ve isimlerin,
eşlerin ve çocukların adlarının bir öbek halinde toplanmış olmasını
etkileyici bulacağınıza kuşkum yok. Sayfa düzeninin beğenmediğimiz
taraflarını tasarım görünümünde anında düzeltebiliriz. Buradaki
örnekte, alan adlarında Türkçe karakter kullanmaktan kaçındığımız için
olan ve şimdi hata gibi görünen (“Soyadi” gibi) ögeleri düzeltebiliriz;
ayrıca soyadı değerlerinin diğer isimlerle soldan hizalanmasını
sağlayabiliriz. Örneğin, isimlerin etrafındaki çerçeveleri kaldırmak
hiç de fena olmaz! Böyle bir raporun her sayfasında basılmasını
istediğimiz firma logosu gibi grafik unsurları da tasarım görünümünde
sayfamıza yerleştirebiliriz. Ayrıca raporlarımızda, yeni renkli
yazıcıların imkanlarından yararlanmak üzere fotoğraf, renkli metin
yazıları ve başlıklar kullanabilir; ayrıca belirli alanların arka
planına renkli zeminler koyabiliriz. Access 2000’in rapor tasarım
araçları masaüstü yayıncılığa taş çıkartacak imkanlara sahiptir.
Access 2000’in rapor tasarım araçlarını keşif faaliyetiniz sırasında,
raporların herhangi bir yerinde (örneğin sayfa altbilgisi alanında)
dosyanın ve bulunduğu dizinin adını nasıl yazdırabileceğinizi de
araştırın. Çoğu raporda bu bilgi, sizi veya başkasını saatlerce
aramadan kurtarır!
Bu Internet çağında, herkesin bir Web sayfası edindiğin günümüzde
Access 2000’in bundan mahrum olacağını düşünmüyordunuz, herhalde! Bütün
Ofis 2000 programları gibi, Internet, Access 2000’in de “göbek adı!” Bu
kitapçığın kapsamı dışında kalan diğer bir çok bazı özelliği ve Access
Projesi denen dosya türüyle oluşturabileceğinin veritabanı sunucu (MS
SQL Server) bağlantısı sayesinde Access 2000, sadece kendi oluşturduğu
veritabanlarını değil, fakat çok daha büyük dosyalar için son kullanıcı
görevi yapabilir. Biz burada Access 2000 ile kendi verilerinizi
Internet’e veya Intranet’e açma imkanından söz edeceğiz. Başka bir
deyişle, Web Sayfaları’ndan.
Access 2000 öncesi, Internet’te veri-bağlantılı sayfa yapmak zordu.
Access 2000 ile bütünleştirilmiş olan bazı ActiveX araçları, veri
dosyalarını Internet’e açmayı oldukça kolay hale getiriyor. ActiveX,
Microsoft’un OLE teknolojisinin gelişmişi, Java applet benzeri bir
teknolojidir ve Access 2000 kullanıcısının, verileri Internet
sayfalarında kullanılır hale getirirken bu ve benzeri teknolojilerin
nasıl işlediğini bilmesi de gerekmez. Ne var ki Access 2000 ile
oluşturacağınız veri-bağlantılı sayfaların işleyebilmesi için ActiveX
teknolojisinin ziyaretçinin kullanacağı Web Browser programı tarafından
sağlanması gerekir. Bunu sağlayan browser ise yine Microsoft’un
Internet Explorer 5.0 programıdır. IE5’in Access 2000’in veri
sayfalarını gerektiği gibi yorumlayabilmesi için de çalıştığı işletim
sisteminde Winsock32 denen sistemin bulunması, başka bir deyişle
Windows sisteminin 95, 98, NT 4 veya 2000 olması gerekir. Access 2000
verilerinizin Internet’te başka işletim sistemleri ve başka browser
sahibi ziyaretçiler tarafından da görülmesini istiyorsanız. yine eski
usul ODBC tekniklerinden yararlanmak zorundasınız.
Access veri tablolarının tasarımından söz ederken, yeni bir veri türü
olarak Access 2000’in köprü (hyperlink, Internet bağlantı adresi) kabul
ettiğini söylemiştik. Bu, Access 2000’in Internet ile ilgili
becerilerinin sadece biridir. Access’in gerçek Internet marifeti ise
veri tablolarını Internet sayfası haline getirmesidir. Access
tablolarınızı Internet’e açmak için HTML dilini bilmeniz ve Web sayfası
tasarımına aşina olmanız da gerekmez. Access verileriniz Internet’e iki
tazrda açılabilir:
Duragan: Access 2000 tablosunun olduğu gibi HTML diline çevrilmesidir.
Bir bakıma Access tablosunun fotoğrafının çekilmesi ve bu fotoğrafın
Internet’te yayınlanması anlamına gelir. Kendi sistemininizde kalan
gerçek Access 2000 tablosu daha sonra güncelleştirilir, veriler
değiştirilir veya yeni alanlar eklenirse, bu değişiklikler Internet’e
açılmış olan veri sayfasına yansımaz. Bunu herhangi bir tablo açıkken
Dosya menüsünden Ver maddesini seçerek

ve açılacak diyalog kutusunda kayıt türü hanesinde HTML Belgeleri
seçeneğini seçerek yapabilirsiniz. Ortaya çıkan HTML belgesinde Access
tablosunun görüntülenen alanları ve içlerindeki değerler, bir HTML
tablosu olarak yer alır.
Orta çıkan belge tablonun adını taşır ve artık Access 2000 ile hiç bir
ilgisi kalmamış demektir. Bu belgeyi Access 2000 tablosuna uygun
şekilde güncelleştirebilmek için Access’ten yeniden Ver işlemi yapmanız
ve bu belgeyi yeniden kaydetmeniz gerekir. Access 2000 ile
oluşturduğunuz ve veri içeren bir HTML belgesini Internet sitenize
yerleştirdiyseniz, eskisini yeni belgeyle değiştirmeniz gerekir. HTML
tablo oluşturma işini ne kadar kolaylaştırmış da olsanız, elle
yapacağınız bu işlem, biraz sonra göreceğimiz işleme göre durağan
sayılır.
Dinamik: Basit HTML belgesi oluşturmak yerine, Veri Erişim Sayfası
Sihirbazı’nı kullanarak, Internet’e başkalarının sizin verilerinize
erişmesini sağlayan bir HTML sayfası koyabilirsiniz. Böyle bir sayfa
yapmak, Access 2000 açısından duragan veri sayfası yapmak kadar
kolaydır; fakat Internet sitesinin bulunduğu Web Server, veritabanı
dosyası ve Access arasında işbirliğini sağlamak Internet’in nasıl
işlediğine ilişkin bilgiler gerektirebilir. Bu yolla oluşturacağınız
sayfaların Internet’e konulması ve Internet ziyaretçilerine açılması
işine sonra döneceğiz; şimdi işin Access 2000 içinde yapılacak bölümünü
ele alalım. Internet veya bir firmanın dahilî Intranet’inde
yayınlanacak verilerin bulunduğu veritabanını açın ve Veritabanı
penceresinde nesneler listesinden Sayfalar’ı tıklayın. Access, tasarım
görünümünde ve sihirbazı kullanarak veri sayfası oluşturma
kısayollarının yanında, daha önce oluşturduğunuz (yani “zaten varolan”)
bir veri erişim sayfasının açılmasını önerecektir. Sihirbaz seçeneğini
tıklayın; sorgu, form ve rapor oluşturma sırasında iyice aşina
olduğumuz sihirbazın birinci penceresi açılsın.
Bu pencere bize veri erişim sayfamıza birden çok tablo veya sorgudan
alan seçebileceğimizi gösteriyor (Neden?). Üstteki Tablolar/Sorgular
listesinden Aile tablosunu, altındaki alanlar listesinden Ad, Soyad,
Eşinin Adı alanlarını; sonra tekrar üstteki listeden Çocuklar tablosunu
ve alan listesinden Adı’nı sağdaki Seçili Alanlar listesine aktaralım.
İleri’yi tıkladığımızda gelen pencereye de yabancı değiliz.
Gruplandırma yapabilmek için bizden alan seçmemizi isteyen bu pencere
Aile tablosundan Soyadı alanını seçelim; pencerenin sağdaki örnek
bölümünde HTML sayfasının kaba bir tasarımını göreceksiniz. Tekrar
İleri’yi tıklayalım. Üçüncü pencerede de Ayrıntılar bölümünün
sıralanmasını arzu edip etmediğimiz sorulacaktır. Örnek tablomuzda buna
ihtiyaç yok, ama siz başka bir veri tablosunu kullanıyorsanız ve
kayıtlarınızın kendi içinde sıralanmasının uygun olacağını
düşünüyorsanız, bunu dört seviyeli olarak yapabilirsiniz (İl, İlçe,
Mahalle, Bayiin Adı, gibi). İleriyi tıkladığınızda bu kez Access,
ortaya çıkacak HTML dosyasının adını isteyecek, Son’u tıkladığınızda
sayfanın tasarımın görünümünde mi, yoksa browser’da görüleceği gibi
görünmesini mi arzu ettiğinizi soracak, ve bir de sayfanızda bir
“motif” uygulanıp uygulanmaması konusunda karar vermenizi isteyecektir.
Sayfa motifi veya ana tema Web tasarımcılığında bir sitenin bütün
sayfaları arasında görsel birlik kurmakta kullanılan bir tekniktir.
Access 2000, Office 2000 ailesi programların (ve başlıca FrontPage
2000’in) kullandığı temaları oluşturacağınız Veri Erişim Sayfalarına
uygulamanıza yardımcı olabilir. Bunun için buradaki motif kutusunu
işaretlemeniz yeter. Motif kutusunu işaretlediğiniz taktirde, Access
2000, Office 2000 programlarının ortak tema diyalog kutusunu açacaktır.
Bu kutuda sol tarafta 24 (ekleme yaparsanız daha çok) tema adını içeren
bir liste göreceksiniz. Sağda ise seçtiğiniz temaya göre veri erişim
sayfasında uygulanacak biçimi inceleyebilirsiniz. Burada “Çubuklar”
adlı temanın seçildiğini görüyoruz. Son’u tıkladığımızda ise diğer
sihirbazlardan farklı olarak karşımıza bir Web sayfası tasarımı yapmaya
elverişli bütün araçların ve denetimlerin bulunduğu tasarım görünümü
gelecektir. Telaşa gerek yok: Burada yapacağınız tek şey, sayfaya bir
başlık vermekten ibarettir. “Başlık yazmak için burayı tıklayınız”
yazısını tıklayarak sayfanıza kendi başlığınızı yazabilirsiniz. Bu
görünümde yapabileceğiniz bir başka değişiklik ise sayfanın veritabanı
ile “canlı” ilişkisini kuran Sihirbaz’ın (Wizard) bazı kontrollere
kendi adının kısatlmasını yazması dolayısıyla bu ifadeleri
Türkçeleştirmek olabilir.
Burada görülen araçlar ve denetimlerin kullanımı büyük ölçüde HTML
bilgisi gerektirir. Özellikle veritabanı ile sayfanızdaki veri
görüntülenecek kutular arasındaki ilişkiyi sağlayan Recordset ActiveX
nesneleriyle ilgili ve Access 2000 tarafından XML diliyle yazılan
kodların değiştirilmesi Web sayfası ile ona hayat veren, verileri canlı
tutan ilişkiyi kesebilir. Burada yaptığımız örneğin Access 2000 içinde
Web sayfası olarak görünüşü ile aynı sayfanın Internet’te Web browser
ile ulaşıldığı andaki görüntüsünü görüyorsunuz:
Bilgisayarınızdaki veri tabanı bu örnekte olduğu gibi Web Server’a
bağlı ise, kendi sabit diskitinizdeki Access dosyasında yapacağınız
herhangi bir değişiklik o sırada sayfanızı Internet’te izleyen
ziyaretçilerin ekranına yansıtılacaktır.
Access 2000 ile giriş düzeyinde yapılabilecek işlerin bir kısmını
görmüş olduk. Daha doğrusu, Access’in imkan ve yeteneklerinin şöyle bir
üstünü açtık. Geride daha çok şey var. Formları daha albenili yapmaktan
tutun, başka veritabanı programları ile bilgi alışverişine, hesap ve
işlev yapan sorgulardan, SQL Server veritabanlarını işlemeye kadar..
Ama her büyük yolculuk bir ilk adımla başlar. Bu kitapçıkla, Access
2000 dünyasına ilk adımı atmış oluyorsunuz

ya hocam eline ayağına emeğine sağlık teşekkürler çok güzel bir dille aktarmişsin saol